In functie de Organigrama si Regulamentul de Organizare si Functionare, se vor grupa si categoriile de documente de la compartimentele, serviciile, birourile unitatii. Nomenclatorul se intocmeste sub forma unui tabel in care se inscriu, pe compartmente de munca, categoriile de documente grupate pe problem si termene de pastrare. Nomenclatorul dosarelor nu se modifica anual ci numai atunci cand se produc schimbari in structura organizatorica a creatorului de documente. Nomenclatorul dosarelor trebuie confirmat de D.J.A.N.